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一辈子很短,如果都用来做低价值工作,那就更短了

作者:普莉希拉·克拉曼(Priscilla Claman) 2017-04-26 11:05:39 0

过去,时间管理专家通常会建议,要把所需要做的事项分成A任务、B任务、C任务。其中的理念是:先做完A任务,再做B任务,等到有时间的时候,才做C任务。要是优先考量有变的话,只需要改变A、B、C的顺序。也就是说,只需要遵循一些基本的时间管理规则,就有可能顺利完成整个项目。

然而,这一思维在2007-2009年的经济衰退时期就不复存在了。

在2008年1月-2010年2月期间,880万份工作消失了。虽然工作岗位大幅减少,但是大部分的工作却依旧存在:老师所教的学生更多了;客服人员接听的电话次数增加了;随着公司内部团队的合并,领导管理的员工也与日俱增。所有人不管从事什么岗位,最终都要承担更多的工作。虽然人们在工作中已经变得更加高效,但是A、B、C任务的时代一去不复返了——在工作中不堪重负,已经成为新常态。

因此,摆脱低价值工作——那些对公司、客户或同事来说没什么意义的任务——关乎我们职业生涯的成与败。我们要敢于为自身重新设计工作。

我们什么时候该这样做呢?

当你开始一份新工作的时候,你将有机会重新探讨你所必须做的事,因此也能更容易察觉到哪些工作的价值较低。你要对工作范围内的一切事务进行评估。你要向你的上司报告你在三个月内所要达成的目标,同时尽量排除那些没有意义的任务。

当你被分配到更多工作的时候,你也拥有机会重新规划你的工作,同时向上司展示工作计划。记得,要给你的上司一些选择:“这个项目需要占用我20%的时间,我应该接受这个任务还是专心做其他事?”

当公司进行重组的时候,你必须额外小心,不要承担太多的工作。通常情况下,人们倾向于认为,要是自己拒绝接受更多的工作,下一个被裁员的人就会是自己。其实,公司进行重组之后,没被裁员的人都是公司未来发展的关键角色。所以,当你提出要重新规划自己工作的时候,这样的做法通常会被正面看待。

当你在工作上有了优异的成就,而每个人都在为你庆祝的时候,这就是提出要求的绝佳时刻。你可以让公司的效益部门或技术权威来帮助你减少低价值工作。

我们应该如何实行呢?

投票决定。一位管理者多年来坚持发布月度报告,然而很少有员工真正阅读。所以,他向公司所有人发了一份报告清单,并要求大家投票选出其中最重要的3-4份。对于那些得票数低的报告,他决定不再发布。除此之外,还有一种方法是咨询客户,就像店员询问顾客是否需要收据一样,问问客户自己是不是可以不做某些低价值工作。这一做法的道理很简单:竭力减少那些无关紧要的事,但是在此之前要先确认,以免自己惹上麻烦。

自动化解决。低价值的任务往往很容易自动化。你可以找信息技术部门的同事来帮你实现。无论是做计划、确认或是其他常规工作,你也许都可以使用一些现有的应用程序来解决。你只需明确自己所要做的事,然后找到途径去实现。

讲明规则。你要为自己的工作范围明确界限,然后保证其他人清楚。一位教授就因为明确提出只为他指导的学生和参加他讲座的学生写个人推荐,而节省了许多时间。

留一段时间给自己。你要利用这段时间,来认真思考如何减少低价值工作。即使只有一个小时,效果也会非常明显。每周选择一段时间来反思自省,然后始终坚持。如果你有独立办公室的话,就把门关上,或者找一个空会议室。也许你刚开始和大家说不希望在这段时间受到干扰时,他们不是很理解,但是如果你礼貌却又坚持的话,这个做法将会成功。另外,你还可以采取儿科医生的做法:设定一段时间,让人们在这段时间不管什么原因都可以联系你,但是在这段时间之外就谢绝任何干扰。

别再让那些低价值工作占用你的时间了,这毕竟是你的工作、你的生活,你要变得更高效。重新设计工作,从现在开始。(欧明谓|译 马雪梅丨编校)

普莉希拉·克拉曼(Priscilla Claman)是Career Strategies, Inc.的总裁。这家公司位于波士顿,为个人提供职业指导,也为公司提供职业管理服务。她也撰写了HBR Guide to Getting the Right Job的部分内容。

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