哈佛商业评论

营造私密空间：4种组织策略

组织不仅要考虑员工对私密空间的需求，更要理解，私密性并不妨碍协作。为员工营造更多私密空间，反而会优化和加强团队协作。

组织可使用一系列策略来为员工提供必需的私密感；但若想取得成功，企业须首先改善组织文化，使员工能够选择工作地点和工作方式，并能掌控个人隐私。特定行为反复发生，并在组织上下被规章化、接纳和采用，这即是组织文化建立和巩固的过程。领导者应以身作则，暗示员工效仿，传达出“这里的规矩就是这样”的信息。

为维护员工的私密感，企业可能需要新增不同类型的工作空间；但有时仅需适当调整空间布局，辅以组织行为和文化调整，就可达到目标。以下4种策略供企业参考。

1.明确规则。组织可以制定规则，对影响员工私密感的行为作出明确规定。这些规定既可针对整个公司，也可针对特定部门、时段和地点。例如，组织可在某些地点设置安静工作时段，或规定听音乐、看视频必须使用耳机。领导者应清晰地说明这些规则，并解释设置规则的理由。由于员工不够理解或健忘，很多组织都没能将规则推行到底。为使员工长期遵守规则，如出现违反规则的情形，领导者必须与员工坦诚沟通，并明确告知反复违规的后果。

2.发出信号。信号的作用与规则相似，但并非自上而下的规定，而是由员工主动向他人发出，传达对私密性的要求。在很多地方，戴耳机表示“请勿打扰”，戴隔音耳机意图就更明显。人们有时也通过调整自己在办公室中的空间位置来表达对私密性的需求：身体面向同事表示主动寻求交流，躲在隔板或植物后面则表示“我需要安静”。

员工可以用一系列道具或设备建立和同事间的界线，维护个人私密性。但如果组织文化不够尊重个人的私密空间，再强大的工具也难以发挥作用。领导者应明确，员工必须在公共空间中尊重他人发出的私密性信号，配合同事控制信息和干扰。

3.空间规划。为提升员工私密体验，组织可采取两种模式设计工作空间：分布式模式和分区模式。按照分布式模式，个人和团队工作区域中都应设有安静工作空间，使员工能在不同工作状态间快速切换。例如，员工可能需要高度集中精力来做会议准备，之后到会议室和同事讨论，然后要与另一位同事一起完成任务。每种工作模式都应有配套的工作空间，且这些空间应相距较近，方便员工切换工作模式。

按照分区模式，工作空间中有一片特定区域被划为私密、安静空间。组织可将某片区域、某层楼或整栋建筑规定为类似图书馆的安静区域。在分区模式中，私密区域在空间上与开放式区域隔开。这种模式对管理噪音干扰尤其有效。

4.打造空间生态系统。我们的研究显示，最优质的工作环境是一个包含多种类型空间的生态系统，让员工可以选择工作的地点和方式。

有些员工需要长期使用封闭工作空间，但固定办公室的设计和分配不应依据等级，而应主要考虑需求。例如，很多高管拥有宽敞的办公室，但因为出差和开会经常不用。这些空间可以重新设计，主人不在时让有需要的人使用。和普通员工一样，很多领导者只是处理特定工作时才需要封闭空间。

无论是专属还是共享，只有让使用者能控制干扰，封闭工作空间才能发挥更大作用。例如，声音像水一样无孔不入，能从墙壁和天花板的缝隙散逸，封闭空间应能保证私密谈话不被外人听到。封闭空间的设计还应考虑视觉干扰：在追逐透明度的时尚风气中，很多办公室都使用玻璃墙，靠窗的房间尤其如此，这可能让人有“在鱼缸中工作”的不适感。改用不透明玻璃可以有效改善这类工作空间的私密体验。

“掩蔽空间”还可为多种工作提供必要的私密感。这类空间一般为半封闭，配有半高墙壁或可移动挡板。组织可以明确规定这类空间为“勿扰区域”。安静区域中的掩蔽空间尤其有效。此类空间的建造成本也很低：在我们设计的一处工作空间中，设计师只用了书本、植物等日常物品，再调整家具位置，就搭建出一片安静区。不用特意说明，这类空间本身就表明，此处专门用于独自安静工作。

开放式工作空间本身并无优劣之分。打造高质量工作空间，关键在于帮助员工提升对周围环境的掌控感。如果能自由选择工作地点和工作方式，员工将更易从团队中汲取能量和创意，也能通过暂时独处恢复身心活力。当代企业需要创造良好的工作节奏，让员工在公共时间和私人时间之间轻松切换，为集体议事和孤独沉思分别留出充足空间。（王晨/译　安健/校　李全伟/编辑）

克里斯汀·康登是Steelcase 美国地区公共关系和调研传播总监。多娜·弗林是该公司WorkSpace Futures研究团队负责人。梅兰妮· 雷德曼是该公司WorkSpace Futures 团队高级设计研究员。