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会太多?三步教你如何高效工作

作者:Katie Smith Milway 2016-09-18 20:51:53 0

Julie希望Bruce在五分钟内来到她办公室。他毫无疑问想要讨论他昨天发送的备忘录草案,只有Julie还没有找时间看那份草案。她知道,他还想讨论与一个新研究小组的合作事宜,有些同事之前和这个小组合作过,但是他们希望得到Julie的建议,但她迄今还没有回复。此外,她非常希望听Bruce说说最近主持一个研讨会的感受。她鼓励他去主持但没能出席。这就是这位经理人即将和下属讨论的工作内容清单。

时间一秒一秒的过去,Julie能做什么?匆匆浏览备忘录?询问同事和研究小组的最新进展?通过公司内部网看研讨会的视频或阅读研讨会的调查反馈?

如果这种时间紧迫感听起来很熟悉的话,那么你并不孤单。我当上经理人不久后就发现,自己好像站在了一个无穷尽的“会议跑步机”上。我参加那么多会议以至于我几乎没有时间准备,更不用说处理会后的任务列表了。

所以我决定尝试一种不同的方法。如果把和一个或几个员工开的会变成工作会议会怎样?我们可以一起回顾备忘录,搜索事实数据来探讨出一个主意,给深入了解相关问题的同事打电话,或叫上那些将可以从会议中受益的同事过来一起开会。我们可能处理的事情变少,但更有可能更好地解决那些我们要处理的事情,同时也帮助每个人减少工作量。

转向我称之为“只管去做”(just-do-it)的会议,不仅让我保留了大量工作时间,还可以让我有精力在和下属互动中更深思熟虑,并能和他们建立更强的指导关系。

在这个过程中有三个策略可以帮忙。它们是:

·“进展情况”备忘录:你和下属开会之前,让他们先给你发一份“战略议程”,让你在会议期间优先处理其中的一两个。

·实时调查:如果你和下属仅仅是因为缺少某些信息就能做出决定,比如同事的建议或可拿到的公开的数据,那你就应该在会议中找到那些信息。你可能还需要一些时间来思考,但在许多情况下,移除了障碍你就可以采取行动。

·邀请他人参会:邀请可以从议题中学到东西的其他人来参加和他们有关的那部分议程。

让我们通过“只管去做”的角度再来看看Julie的困境。在Bruce到达之前的5分钟里,她可能会思考,哪些议题对组织、对她、对Bruce最重要——备忘录,研究小组还是研讨会。她觉得最后一项可能对Bruce来说最重要,他之前对主持研讨会这件事很焦虑。备忘录明天就要发布,因此也是优先考虑事项,但关于与研究小组合作的决定并不急迫。

Bruce到达后,Julie首先问研讨会的情况。他承认遇到一些困难,并表达了对正式的培训演讲的兴趣,于是Julie马上发了一个邮件给人力资源部门问公司是否可以提供相关课程。接下来,他们一起浏览备忘录,思考备忘录的发送对象和目标,并相应地调整一些措辞。会议时间还剩下10分钟时,Julie和Bruce给David打电话,他曾经和研究小组一起工作过。幸运的是,他在并且愿意在电话里聊聊那次经历。因为他的评价很高,所以Julie同意Bruce请研究小组针对收费去估个价。

每个任务都已经被解决,她还有时间去考虑董事会的建议,看竞争对手的年度报告,或开始考虑她必须规划的一个在公司外部举行的战略会议,也就是说,她在各项总体目标上取得了进展。

如果你采用“只管去做”的心态,你会惊讶于你和同事们完成了这么多工作。(孙秋月/译 腾跃/编校)

Katie Smith Milway是波士顿The Bridgespan Group的合伙人,Finding Leadersfor America’s Nonprofits一书的合著者。

原文请见:Don’tWait Until After the Meeting to Start Your Action Items

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