哈佛商业评论

有没有遇到过在一天结束时最紧急的事已做完，但最重要的事却没碰？你不是一个人。最近发表于《消费者研究》上的一系列论文显示，人们经常选择做截止日期快到的任务，即便其他时间更充裕的任务一样轻松而且回报更大。

优先完成时间很紧的任务，好让脑中待办事项减少一项，这其实很自然。许多人面临的矛盾是，与没那么重要的任务相比，最重要的任务往往没有明确的期限。重要事项可能涉及：

构建价值观（例如，志愿服务或花更多时间陪伴孩子）

获得公众认可（被邀请参加行业论坛或撰写书籍）

提升重要技能（提高统计学知识或学习一门新语言）

避免灾难（预约医生年度体检，或为企业制定危机管理协议）

如果你和大多数人一样忙着应付不重要但时间紧的任务，例如为会议预订酒店房间，清理收件箱或写月度通讯，一些重要事项就容易遗忘。

应该怎么做？我列出了一系列实用的策略和技巧，但要明白建议再明确也没法帮你做出完美的选择。追求完美正是导致很多人陷入矛盾的原因。应该采取策略向正确的方向循序渐进，其实不用很费力。

安排重要任务，多安排一些时间

研究表明，明确安排何时何地完成某事之后，实际完成的可能性会大大提高。

对于一些非常重要而且总是回避的任务，我喜欢一种叫“清理桌面”的策略，意思是安排一整天完成某项具体任务。最近我采用这种方式设置了密码管理软件，之前已经拖延多年。

对于不熟悉但非常重要的任务，人们通常会有学习曲线，具体多久能完成很难预测。做起来感觉很笨拙而且效率低，这也是潜意识里不想做的原因。“清理桌面”策略可以留出一整天时间，即便时间很富裕，但在处理类似任务时很有用。

所以不用推迟重要的个人护理计划，如有必要可以每周留出固定时间，在工作期间预约私人事宜。如此可确保身体问题早发现早治疗。大多数星期里用不到该固定时间，但一旦需要一定要留出。

将重要任务中最重要的部分分离出来

大型任务通常需要循序渐进。再说回密码管理软件的例子，一开始我的目标是为所有在线账户设置新的、强大且独特的密码，但其实没有绝对必要。先整理好10到20个最重要的账户就可以。

如果你习惯性设置目标过高，最后导致拖延，可以试试这招：考虑目标的时候先设一个半程版。脑中将原始计划和半程版分开，问自己哪个目标更好（更实际）。如果任务仍然感觉难度很高，就继续降低难度直到感觉做起来没难度。最后目标可能只有刚开始制定的四分之一甚至十分之一，但也更可能完成。只要你能开始做，总能继续下去。

做好预期，管理焦虑

做很多重要任务时，都要考虑各种可能出错的情况，很容易让人焦虑。比如说：立遗嘱，检查肿块，考虑商业继承人，认真阅读保险计划政策，或是制定危机管理计划等。

即便某些任务中不用考虑出现大麻烦的情况，但只要将来可能产生巨大回报，也会导致焦虑。重要但可能引发焦虑的一般性例子包括：交新朋友，第一次尝试某些具有挑战性的事，明确提出需求，与别人尬聊，勇敢面对并改正错误，某些需要几个月的大型任务，其间自信受到反复挑战，还有各种怀疑。

简单来说，完成重要任务一般需要良好的技巧，才能处理各种令人不爽的情绪。举个个人的例子：虽然读一些写得比我好的作品有助于提升写作技巧，但也会让我产生嫉妒和比较心理。承认并面对某些经历会令人情绪波动的事实，才能有效地降低情绪造成的影响。

如果你非常擅长管理个人想法和情绪，走出心理舒适区追求目标时就会更自如。

在不重要的任务上少花时间

一般来说，不重要的任务往往会花掉更多时间。举个例子，你有可能坐下来检查某位员工的工作报告，结果还没等你意识到，已经花了一个小时重写。以后可以做个规定，只要是基本能接受的文件，就列举三条最重要的意见，要么就定好写批注的时间。

尽快决策也有帮助。如果遇到紧急情况，最好尽快决策，而不是花更多时间找更稳妥的方案。

如果某些工作可以减少紧急非必要任务，可以优先考虑

现代生活中，很容易陷入“忙着追奶牛却没时间修篱笆”的陷阱。最应该避免的就是重复处理同样的问题，或是给出同样的建议。为避免出现整天“追奶牛”，可以考虑外包、自动化、批量处理小任务、剔除任务、简化工作流程或为重复任务创建模版。找机会实现一次投入时间建立系统将来节省时间，例如为办公用品下定期订单，而不是等用完再一样一样买。

我在《健康心理工具》中提过一个具体的策略，即再教育生活中的“决策寄生虫”。所谓决策寄生虫，是指将决策推给你的人。举例来说，你可能找某个人做决定，但他并未照做，而是发邮件给你提出一些选项，将责任推回给你。建议不要轻易回复，让他提出明确建议。

关注怎样才能看到（并跟踪）重点事项

一旦陷入困境，就很难有心思纵观全局。要多注意怎样才能让你自然明白重点。对我来说旅行很有帮助，尤其是独自乘飞机旅行。在飞机上我可以从10000英尺高度将自己的路看得更清楚。表格也很有帮助。虽然我很讨厌记账和算税，但每次都能帮我集中精力理清当前处境。多注意休息也可防止整日处理非重要事项却忘记真正的目标，像落进“兔子洞”一样（兔子洞出自《爱丽丝漫游仙境》一书，指未知的世界——译者注）。

还有个方法也能帮我更多关注重要目标，即每半年左右见一些同事。每次我们都要互相介绍最近在忙的工作和下一步计划。此外金钱方面，我经常阅读一些个人财务方面的博客，确保及时更新相关知识。

详细了解时间支出情况也有帮助，问题在于记录本身很费时而且很考验毅力。我经常用一款叫“拯救时间”的应用，可以轻松记录在各网站花费的时间（包括Gmail）。每周都会看一眼时间分配记录。

不管用什么方法能帮你看清全局，都要重视。此外，做完后要留出时间想一想，如何才能在具体计划和行动中贯彻思路。

如果你很难将重要事项放在紧急事项前完成，也不必对自己过于苛责。毕竟现代生活中有太多期限要敢，太多决策要做，再加上很多重要事项在感情（和认知）层面挑战比较大，纠结几乎是必然的。我曾写过一本书介绍如何看清大局且停止自我折磨，实践起来仍然觉得困难重重。在我看来，能完成自己提出建议的50%就已经算成功了！这是个合理的经验，你也可以考虑这样想。（ 时青靖 | 编辑）

艾莉丝·博伊斯曾为临床心理医生，后转行成为作家，著有《健康心理工具》和《焦虑应对工具》等书。