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为了开好一场网络会议,我竟然学会了“自嗨”

作者: 2020-03-29 11:13:09 0

小佛爷说:

自疫情发生以来,远程办公、在线会议、网络课堂已经成为了学校、企业的标配,钉钉、腾讯会议、腾讯课堂等在线软件一时间变成了全民工具。职场人梦寐以求的在家工作、学生朝思暮想的躺着上课好像终于成为了现实。还有令人哭笑不得的事情,比如钉钉、腾讯会议等先后“躺枪”,在评分中被小学生们整齐划一地打了一星。

不过,我们也要看到,新的工作方式、新的学习方式给人们带来了不小的挑战。在这次疫情的影响下,越来越多的人需要脱离自己的舒适区,去拥抱网络环境。如何在虚拟的环境中,缩短人与人之间的心理距离?如何让网络会议不无聊,如同面对面一样充满人情味?布兰迪斯大学国际商学院的安迪·莫林斯基教授将亲身传授你几个实用的小技巧。

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作为演讲者、主持人和教师,我了解与观众建立联系的重要性。你在演讲的时候不仅要保持自然的心态,还要通过演讲内容让人们又欢乐又舒服地参与其中,甚至达到忘我的境界。然而,在一个虚拟的环境中,观众全都不在现场;在这种场合中营造舒适的气氛,是一件让人感到很不自然且又别扭的事情。

对我这个教授来说,新冠病毒的全球大流行让教学和演讲都变成了挑战。因为这个疫情的缘故,我最近把课堂都搬到了网络上。但是,我早在这场危机爆发之前就已经进行过大量的网络教学和主持工作。我曾经在网上发表过主题演讲,而且观众多达数百人是常有的事。我曾经以团队成员和顾问的身份参加过网络会议。我也曾经为分散在世界各地的人进行过网络培训,大家要么使用电脑,要么使用平板,而且都是盯着屏幕上方的摄像机参加培训的。

过去几年的各种网络教学和主持工作,让我体会到了一件事:在线虚拟会议是一个截然不同的环境,它不仅仅是把面对面会议和课堂搬上屏幕那么简单。在虚拟的环境中,你的目标和进行面对面交流时完全一样,但是要想实现这些目标,你就必须使用不同的工具。

面对这样一个我们还未习惯的会议形式,我们要怎么接纳其中的差异,充分利用这方面的技术呢?以下是我自己的一些技巧。 

说话时要亲切

虚拟环境之所以丧失人情味,是因为这种环境会形成空间和心理上的距离。所以,在这种情境下,你要发挥一点创造力。首先,我会提早登录虚拟会议,这样,当人们出现在屏幕上的时候,我就可以跟他们打招呼,并在主要会议开始之前友好地跟他们闲聊一下。如果可以的话,我也会鼓励人们打开视频功能,以增进彼此之间的联系。不过,有些人在拍摄之前需要先花点时间准备,好让自己在拍摄过程中觉得舒服和体面一些。所以,如果需要用到视频的话,我一般都会提前通知大家。 

我也会尝试想象参与者的反应,特别是在人数众多的时候,因为我不一定能在第一时间看得到他们的反应。举个例子:每当看着屏幕上方的摄像机时,我都会露出又热情又亲切的微笑,还会偶尔发出笑声;说话的时候,我也会使用友善、温和的语气。虽然这样做有时候好像是在演戏,但是至少对我而言,这种表现一点也不虚假;我必须这样做,才能营造出又温暖又有魅力的效果。 

最后,我在提起任何人的时候都会尽量使用他们的名字;如果他们愿意参与讨论,我也会邀请他们向大家发表自己的想法。虚拟会议软件的聊天功能会在留言和视频画面旁边把发言人的名字标出来;这样一来,营造出更有个性的会议氛围就变得更容易了。

传达温暖的气氛

一般而言,我们都是被动地看着屏幕的:很多人喜欢瘫坐在沙发上,观看喜欢的电视节目、收听网络研讨会或者观看教学视频。但是,当你在主持网络会议的时候,不管环境有多么不利,你也要采取积极主动的姿态。

通过几种技巧,你可以在虚拟环境中营造温暖的氛围。首先,你的双眼要常常直视摄像机,与参与者进行“眼神接触”。这个技巧很容易被人忘记,因为参与者的画面和摄像机在电脑上的位置可能不一样。所以,我常常会手动把画面移到靠近摄像机的地方,这样我就可以在同一时间与他们进行“眼神接触”,并看到他们的反应。 

你也要确保你的画面和摄像机的角度能让别人清楚地看到你的脸孔。刚开始使用虚拟会议的时候,我误把笔记本电脑放在了桌上,让摄像机朝上对着我的脸孔,结果我很快就发现,这样做让我的鼻孔一览无遗地显示给了观众。 

网络环境和面对面会议环境一样,都有各自的独特文化规范,而且每一种环境的规范都不一样。比方说,在一些场合中(比如我教的本科班,或者与某个咨询项目的合作伙伴的会议),我可以用摄像机拍下我的狗在我双脚旁边躺下的样子;这样做不仅好玩,而且符合时宜,还能营造出温暖的联系感。但是,如果是一场面向企业观众的虚拟主题演讲,或者是一场高管教育演讲,这个策略就不合适了。在这类较为正式的情境中,我可能会先讲个自己的故事,发个问题请大家投票,或者要求大家写下自己是从哪里连接进来的——这样做能够营造出更符合这种情境的个人氛围。

习惯延迟的反馈

发表虚拟演讲,意味着你必须学习以另一种方式接收反馈。举个例子:我在发表虚拟主题演讲的时候,通常不会立即了解到自己表现得怎样。观众既不会点头也不会笑,而且我也少了在会议现场走动、与观众进行交流的机会。在网络环境中,我可以讲完30-40分钟的演讲,却只能等到演讲结束后才与活动主办方交谈,以得知观众对于信息的反应。

这种情况一开始让我感到不安,甚至让我无法专注。我一直在想着自己的表现,想着演讲究竟有没有成效,导致自己的表现受到了影响,但是久而久之,我学会了预料这些情绪的出现,也学会了提醒自己,虽然我在演讲过程中无从确认,但是我的网络演讲一般都很有效。 

要有互动

我总是会尝试让演讲变得有趣一些,并在演讲过程中与观众进行互动;有了正确的工具,虚拟世界也可以变得一样有趣、甚至更有趣。举个例子:我常常会使用聊天功能,让人们在我说话的时候留言。这样,我就可以邀请这些参与者参与讨论。我可以说:“对于群体动态的文化差异,安妮塔刚刚发表了一个很有道理的看法,而且看来胡安也有个类似的观点想补充一下。你们两位要不要再详细地说明一下你们的论点呢?”虚拟环境的一大好处,就是它降低了参与讨论的门槛;平时不会在面对面会议上说话的人,常常会在虚拟会议上发表自己的想法和洞察力。 

我常常也会在会议开头使用网络平台的投票功能。发起投票可以作为这场讨论的热身活动,还能趁早增进人们的参与度。

我也已经开始在Zoom平台上使用分组会议室的功能。你可以在一瞬间把学生分成小组,请他们在自己的虚拟聊天室里讨论案例或者问题,然后请他们回到主群进行汇报。你在主持现场活动的时候可以在现场自由走动;同样的,作为虚拟会议的主持人,你也可以自由地加入这些聊天室;准备好了之后,你只需要用鼠标器点击一下,就可以把所有人都带回到主群中。

在这个疫情的影响下,我们已经开始习惯新的工作方式了;随着越来越多人移到网络平台,很多人将会被推出自己的舒适区。我们必须承认,虽然这种与众不同的会议形式在一些方面仍有缺陷,但是它也是有好处的——而最大的好处,也许就是它让我们在这个非常时期保持联系和参与度。

关键词:演讲 沟通 职场

安迪·莫林斯基(Andy Molinsky)| 文

安迪·莫林斯基是布兰迪斯大学国际商学院的组织行为学教授。他是《全球变通力》(Global Dexterity)和《进化》(Reach)两本书的作者,也是The Reach Method 的创作人;该企业指导计划旨在帮助个人和团队走出自己的舒适圈,实现他们的潜力。

欧明谓 | 译  周强 | 编校

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