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应对危机: 2020领英中国应急管理最初的60天

作者: 2021-01-26 15:45:00 0

2020年1月20日星期一是中国抗击新冠疫情的一个分水岭。那天晚上,国家卫健委高级专家组组长、中国工程院院士、呼吸病学专家钟南山在央视《新闻一加一》直播采访中,对于新型冠状病毒是否人传人的疑问,明确“肯定‘人传人’”。

启动应急管理团队

我与领英中国的管理层清晰地听到了钟南山拉响的警报,并立即认识到事态的严峻。那时距离法定春节假期的开始不足3个工作日。我找到了人力资源负责人Joyce,跟她讨论我们是否应该启动“应急管理团队(Incident Management Team - IMT)”,很快我们就达成了共识。

Joyce和我都参加过领英一年一度的应急管理培训,这个培训教导我们在什么场合下启动应急管理团队以及应急管理机制,然而培训中覆盖的应急管理场景非常不同;比如,培训中有一个模拟场景是如果在我们的办公大楼周边发生的爆炸并产生了浓烟应该怎样处理,正确的步骤是立即从办公室向外疏散所有员工,清点并知悉所有员工下落,并第一时间向全球安全团队报告。

公司的应急管理培训教导了几个基本原则,第一是保护员工的安全,第二是保护公司设施和财产的安全,第三是立即向全球安全团队报告和寻求指导。尽管应对新冠疫情是全新的场景,需要完全不同的措施,但这几个基本原则依然是领英中国应急管理的指南。只是当时我们都没有想到,在春节假期前两天启动的领英中国应急管理团队在一年后的今天依然存在并运转。

领英中国应急管理团队IMT启动后的第一次会议是1月22日上午10:30,议题是”病毒爆发预案“,参会人除了我和Joyce,还有总裁办全体成员、办公场所负责人、以及公关与传播负责人;后来IMT成员还增加了上海办公区负责人、政府事务负责人和法务负责人。第一次IMT会议的当天,官方媒体公布全国累计确诊新冠感染324例,死亡6例;面对这样的严峻形势,IMT会议产生了几个重要的决议和举措:

1、各部门经理统计所有员工春节假期期间所在地;

2、通过各部门经理以及全员邮件告知IMT的联系方式,建议员工在春节期间遭遇感染或被强制隔离时立即向IMT报告和求助;

3、春节后从高风险区域回到京沪办公区或有类似新冠症状的员工在家办公一周。

当天,给跨部门经理和全员的关于春节期间防护预案的邮件都发出了。随后,办公场所团队以邮件通报了公司各个办公区就“新冠病毒肺炎”的应对办法和举措,包括各个办公区前台可领取口罩,并常备红外测温仪。

IMT第一次会议决议让各部门经理统计所有员工春节假期期间所在地,为后续的疫情期间员工下落和健康状况追踪管理提供了重要的准备。员工统计数据显示,在2020年春节假期期间,32%的领英员工停留在办公区所在城市北京或上海,6%的员工出国旅行,而62%的员工离开了北京或上海,回到老家或其他国内城市,这其中有2名员工在武汉市,另有5名员工在湖北省其他城市。

不寻常的2020年春节

2020年春节完全没有正常的节日气氛,那时的武汉市、湖北省、以及全国的疫情和各地的防控措施每天都在迅速的变化,让人感到未来充满了不确定性。而对于我和领英中国管理团队来说,春节假期给了我们一段宝贵的时间,用来沟通、思考、和准备下一阶段的工作方式和重点。

在面对危机时,必须基于现场的判断在第一时间做出应急响应,接下去要做的重要事情是及时沟通。对于领英这样一个全球公司,有多个层面和跨度的沟通。在IMT启动后的一周内也就是春节假期中,领英全球安全团队建立了正式的”新冠病毒全球影响评估“汇报沟通协调机制,领英亚太区高管团队开始就中国和亚太地区的疫情做定期的沟通和评估。同时,我向领英全球CEO和执行管理团队邮件汇报了中国疫情状况和我们采取的应对措施,并得到了立即的回应和支持;在随后的抗疫物资严重缺乏的第一个月,领英全球和亚太的工作场所服务团队(GWS)为中国团队在全球采购口罩和防护物资,保证了领英中国在疫情中持续有充足的供给。我也联系了微软大中华区CEO和高管团队,并在他们的帮助下建立的领英中国IMT与微软中国CMT(Crisis Management Team 危机管理团队)之间的沟通和协作,Joyce代表领英开始参加微软中国CMT的例会。

温斯顿•丘吉尔说过一句著名的话:“不要浪费一场危机!” 如何将“危”转化为“机”,领英中国管理团队利用春节假期期间做了深入的思考,特别是围绕着“在保障员工安全和健康之外,还能怎样发挥领英平台价值,为用户和客户做什么”的主题,进行了连续几天的线上头脑风暴和讨论,最终确定了几个方向,并逐一指定了负责人推动和落实:

1、公益活动

2、社交媒体内容选题和传播

3、领英每日要闻内容调整和推送

4、视频求职/面试,与微软Teams合作

5、与客户和合作伙伴联合发布远程工作和实习机会

6、提供“职场导师”服务

内容团队行动最快,领英微信公众号在假期中的1月28日推出第一篇针对疫情的原创文章,题为“熬过这次疫情,就见面吧”,讲述了22件发生在这个冬天的温暖小事,当天就获得了10万+的阅读和大量转发。其他几个方向的探索也在复工后(包括远程工作期)快速地推进,而其中的“职场导师”项目后来成为具有广泛影响力的、在疫情期间和恢复期后帮助大学生就业的公益项目。

在春节期间,领英中国管理团队已经非常清楚在春节假期结束后,办公室还不能开放,IMT讨论决定后发出了全员通知:

1、公司办公室继续关闭,2月3日起全员远程在家办公 (WFH),员工有特殊事项(如IT服务团队)前来办公室需报批。

2、取消近期所有国内和国外的非必须差旅

3、取消所有内部集中举办的培训和面对面会议;工作日常必要会议采用Teams、Zoom等视频方式进行

4、通过疫情防控调查表收集员工计划返回工作城市的时间

作为一个全球公司,领英的员工已经非常习惯视频会议,每天中的很多会议都会有全球团队的伙伴从不同的国家视频参加;但是全员的远程在家办公谁都没经历过,可能会有许多未知的新问题出现。在2月3日远程开工的前一天,我与总裁办确定了下一个阶段的工作重点:第一是内部沟通,从各级管理到全体员工;第二是重新梳理业务优先级和聚焦点。

从远程在家办公到重回办公室

在刚刚开启远程办公时,我和管理团队有些低估了远程办公将持续的时间。到了2月中下旬,全国超过一半大型企业已经复工,但是IMT希望为领英员工准备更高的安全和健康保证,包括有足够的每天一人一个口罩的供给,每日办公通行证申请和午餐发放,以及包括打车和停车费报销的通勤护航保障计划。这些准备工作终于在2月底就绪,公司决定在2020年3月2号重新开放办公室。在领英中国团队从远程在家办公到重回办公室之际,全球疫情却在升级,到3月下旬,领英在全球30多个城市的办公室,只有北京和上海办公室是绿色开放状态。

在疫情防控和工作方式以及对业务影响高度不确定的情况下,管理层决策的透明以及跟员工的沟通至关重要。在远程办公的第一天,我跟跨部门管理团队XFT开了一个动员沟通会,明确了行动号召(Call for actions),包括在危机中展现领导力,突破一切照旧的思维,重新梳理业务优先级和聚焦点,并果断和迅速行动。我给每一位XFT领导留了一个小作业,梳理并决定自己和团队在本月的最高优先级的三件事,并在XFT全体周会上分享给其他的XFT领导。与此同时,我发了一封致全体员工信,强调公司在疫情阶段的最高优先级是保证员工和工作场所的安全和健康,同时号召大家思考和探索怎样利用领英产品和平台,为领英会员和客户提供更大的价值。

在中国团队全员远程工作的第一个月内,时任领英全球CEO和执行管理团队专门给中国员工写了一封慰问信,公司福利中也特别强调了为员工和家属提供免费的心理咨询和心理援助。当时公司还有7位困在武汉和湖北省其他城市的员工,部门经理跟他们有定期沟通,人力资源部的同事还邀请我与他们一起视频聊天,并给他们寄去慰问礼包。公司的员工沟通团队定期发布员工通讯,以各种创意鼓动员工士气,记得有一期是“远程办公姿势挑战”,那些幽默又发人深省的图片也在全球团队中被分享和流传,不久后所有人都有了切身的体会。

领英中国团队在疫情中迅速重置优先级和聚焦点并果断行动,让业务在远程工作和恢复期持续推进并创造了多个亮点。比如,即使是在全员远程工作的第一个月,领英中国一直没有中断过新员工入职,而是立即转为“云入职”,除了在线上办理入职手续,IT部门为新员工配置好笔记本电脑,并快递到员工家里。另外特别值得称赞的是领英的品牌团队,原本计划在春节后做新的一轮品牌广告投放,在疫情下变得不适合。品牌团队的小伙伴们加班加点,在2月份迅速推出两轮面向疫情中职场人的广告,其中的“不同行,亦同行”(In It Together)抗疫公益海报,致敬每一个为控制疫情作出贡献的职场人,在线上和北京多个主要地铁站公益投放,并获得了分众传媒免费追加支持的北京楼宇智能屏和电梯电视资源;第二轮视频品牌广告,主题为“你无法掌控一切,但可以把握自己”,给在疫情中备受挑战陷入迷茫的职场人鼓励,温暖直击人心。

面对2020年大学生找工作难的挑战,领英中国推出了面向大学生的”领英职场导师“员工公益项目,有100位领英中国的员工参与,从2月24日起陆续在线辅导了300位湖北的大学生,帮助他们修改求职简历和辅导面试技巧、解答职业选择的困惑。3月20日,“领英职场导师”升级为“职场人时间捐赠计划”,从一个领英员工参加的内部公益项目变成一个面向领英会员的全平台公益活动。

在2020年2月中国团队全员远程工作的这个月里,领英中国会员数突破了5000万。

在领英中国IMT启动两个月后,我和管理团队在回顾最初两个月的工作时,更加深切地体会到企业价值观和文化对IMT决策的影响,特别是领英的“Talent First”的企业文化以及应急培训中对应的“首先保证员工安全”原则对IMT决策的影响。

当一个企业把员工作为首要优先级来对待,这个企业的员工能发挥出惊人的创造力和战斗力。在刚刚过去的2020年,尽管有新冠疫情带来的巨大影响,领英中国的用户活跃度达到了过去几年中的最高水平;商业化业务尽管在疫情初期受到了一些冲击,下半年恢复和反弹强劲,已经实现了同比增长;领英上海的新办公区也在跨疫情前后完成了建设并投入使用。值得一提的是,在中国的疫情恢复后办公室处于完全开放状态下,领英持续给与员工来办公室办公或在家办公的自主选择,不少员工选择在家和在公司办公之间灵活搭配和切换,或许这会是后疫情时代办公模式的新常态。

在社会影响力方面,领英中国传播团队在疫情中推出了《影响力2020:回答新世界》的系列视频节目,聚焦疫情下和后疫情时代不同行业受到的影响和产生的变革,目前已经完成了四期的节目制作和播出,有超过20位来自世界500强公司的中国CEO参加访谈和对话,为职场人提供了宝贵的行业和趋势洞察。更令人兴奋和骄傲的是,从”领英职场导师“员工公益项目演变成平台公益活动并在疫情中上线的“职场人时间捐赠计划”,至今已有超过3万领英会员志愿者加入职场导师的行列,无私地奉献他们的时间,来帮助在疫情中和疫情后备受挑战的大学生。

2020年突如其来的新冠疫情和其引发的危机,给每个企业和个人都带来了前所未有的挑战。回顾那令人难忘的最初60天和整个2020年,我对领英中国管理团队和全体员工充满了无比的感激和自豪之情。

陆坚|文

陆坚是领英(LinkedIn)中国总裁

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